doculife ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und in eigentlich jedem geschäftlichen Anwendungsfall nutzbar. Der Service deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten mit Digitalisierung, Dokumentenversionierung, Volltextsuche, Archivierung und Retention Management ab.
Alle Aktivitäten werden im Audit nachvollziehbar protokolliert. doculife unterstützt jedes Dateiformat, E-Mails sowie digitalisierte Papierdokumente.
Der Zugriff auf den doculife Service kann über einen browserbasierten Client und eine Microsoft Windows Integration erfolgen. Metadatenstrukturen und Zugriffsrechte können an jeden geschäftlichen Anwendungsfall angepasst werden.
Die Daten sind in der Cloud verschlüsselt abgelegt und werden Ende-zu-Ende verschlüsselt (E2EE) übertragen. Auf die Daten kann nur von berechtigten Personen des einsetzenden Unternehmens zugegriffen werden. Ein Zugriff des Betreibers ist ausgeschlossen. doculife kann von Kunden eingesetzt werden, welche dem §203 StGB (Berufsgeheimnisträger) unterliegen.
Unternehmen verzichten oft aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die Vorteile eines DMS. Flexibilität und Effizienz werden zu Gunsten vermeintlich hoher Sicherheitsstandards im eigenen Rechenzentrum aufgegeben.
doculife als revisionskonformes, auditierbares System öffnet auch für sensible Daten den Weg in die Cloud. Ablage und Austausch Ihrer Daten und Dokumente erfolgt ausschließlich 256 bit AES256 verschlüsselt. Durchgängiges Privacy-Shielding gewährleistet, dass Betriebssystemadministratoren nicht auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen können. Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Anwender ausschließlich Dokumente einsehen und bearbeiten können für die sie berechtigt sind.
doculife erlaubt die Aufbewahrung nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" und gewährleistet mit durchgängiger Versionierung und den Auditfunktionen zur Protokollierung eine umfassende Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten und Zugriffen.
Der Betrieb der doculife Plattform erfolgt ausschließlich in den Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland. Diese sind nach ISO IEC 27001 und DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und garantieren durch Umsetzung und Einhaltung dieser Standards ein Höchstmaß an Sicherheit.
Unternehmen verzichten oft aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die Vorteile eines cDMS. Flexibilität und Effizienz werden zu Gunsten vermeintlich hoher Sicherheitsstandards im eigenen Rechenzentrum aufgegeben.
doculife als revisionskonformes, auditierbares System öffnet auch für sensible Daten den Weg in die Cloud. Ablage und Austausch Ihrer Daten und Dokumente erfolgt ausschließlich 256 bit AES256 verschlüsselt. Durchgängiges Admin-Shielding gewährleistet, dass Betriebssystemadministratoren nicht auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen können. Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Anwender ausschließlich Dokumente einsehen und bearbeiten können für die sie berechtigt sind.
doculife entspricht den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" und gewährleistet mit durchgängiger Versionierung und den Auditfunktionen zur Protokollierung eine umfassende Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten und Zugriffen.
Der Betrieb der doculife Plattform erfolgt ausschließlich in den Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland. Diese sind nach ISO IEC 27001 und DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und garantieren durch Umsetzung und Einhaltung dieser Standards ein Höchstmaß an Sicherheit.